Veri İşleme Sözleşmesi

1. Taraflar ve roller

Bu sözleşmede “büro” hizmeti kullanan kurumu, “biz” ise sayfanın sonunda kimliği belirtilen işletmeyi ifade eder.

Ürüne yüklediğiniz dosyalar, dilekçeler, müvekkil bilgileri ve asistana yazdığınız metinler bakımından veri sorumlusu bürodur; biz veri işleyeniz. Hesap açılışı, faturalandırma, destek, güvenlik kayıtları ve ürün kullanım ölçümü bakımından ise veri sorumlusu biziz ve bu işleme Gizlilik Politikası’na tabidir.

Bu sözleşme yalnızca birinci gruptaki verileri, yani müşteri içeriğini kapsar.

2. İşlemenin konusu ve süresi

İşlemenin konusu, hizmetin sunulmasıdır: arama, hukuki araştırma asistanı, belge hazırlama, dosya yönetimi ve bunların gerektirdiği depolama, metin çıkarma, dizinleme ve model çıkarımı.

İşlenen veri kategorileri, büronun ürüne yüklemeyi seçtiği verilerle belirlenir. Tipik olarak müvekkil ve karşı taraf kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, dosya ve dava bilgileri ile yüklenen belgelerin içeriğidir. İlgili kişi kategorileri büronun müvekkilleri, karşı taraflar ve dosyalarda adı geçen üçüncü kişilerdir.

İşleme, hesabınız açık olduğu sürece devam eder ve 8. maddede tarif edildiği şekilde sona erer.

3. Talimatlar

Müşteri içeriğini yalnızca büronun talimatı doğrultusunda işleriz. Kullanım Koşulları, bu sözleşme ve büronun ürünü kullanımı, bu talimatların bütünüdür.

Bir talimatın mevzuata aykırı olduğu kanaatine varırsak bunu gecikmeksizin bildiririz.

Müşteri içeriğini kendi amaçlarımız için kullanmayız. Herhangi bir yapay zekâ modelini eğitmek, ince ayarlamak veya değerlendirmek için kullanmayız. Bir başka müşteriye sunulan hizmette kullanmayız ve satmayız.

Mevzuat bizi bir işlemeye zorlarsa, bildirim yasaklanmadıkça önceden bilgi veririz.

4. Gizlilik

Müşteri içeriğine erişimi olan herkes, işini yapmak için erişime ihtiyacı olan kişilerle sınırlıdır ve yazılı bir gizlilik yükümlülüğü altındadır.

Bu yükümlülük, ilgili kişinin görevi sona erdikten sonra da devam eder.

5. Güvenlik tedbirleri

Riske uygun teknik ve idari tedbirleri uygular ve sürdürürüz. Hâlihazırda uygulananlar Güvenlik sayfasında ayrıntılı olarak yazılıdır ve bu sözleşmenin bir parçasıdır.

Özet olarak: aktarımda TLS şifrelemesi; yüklenen dosyaların tutulduğu nesne depolamada sağlayıcı tarafından uygulanan durağan hâlde şifreleme; sunucudan çıkmadan önce şifrelenen veri tabanı yedekleri; rol bazlı erişim; sunucu tarafında uygulanan ve istemciden gelen hiçbir parametreyle değiştirilemeyen kiracı ve dosya sınırı.

Uygulamanın çalıştığı sunucuda disk düzeyinde şifreleme bulunmamaktadır ve hiçbir güvenlik sertifikamız yoktur. Bunları burada da açıkça belirtiriz.

6. Alt işleyiciler

Büro, Gizlilik Politikası’nda adları, işlevleri ve bulundukları ülkelerle listelenen alt işleyicileri kullanmamıza genel olarak yetki verir.

Her alt işleyiciyle, bu sözleşmedekinden daha az koruyucu olmayan yazılı bir veri koruma sözleşmesi yaparız ve alt işleyicinin bu yükümlülüklere uymamasından büroya karşı sorumlu kalırız.

Bir alt işleyiciyi değiştirmeden veya eklemeden önce, hesabınızdaki e-posta adresine en az otuz gün önce bildirimde bulunuruz. Değişikliğe itiraz etmek isterseniz bildirimden itibaren on gün içinde bize yazın. Makul bir çözüm bulunamazsa, etkilenen hizmeti kullanmayı bırakabilir ve sözleşmenin o kısmını feshedebilirsiniz.

7. İlgili kişi talepleri ve ihlal bildirimi

Bir ilgili kişi bize doğrudan başvurursa, talebi yanıtlamaz, gecikmeksizin büroya iletiriz. Talebi yanıtlamak veri sorumlusu olarak büronun yetkisindedir.

Erişim, düzeltme, silme, kısıtlama, itiraz ve taşınabilirlik taleplerini karşılamanız için ürünün kendi işlevleriyle ve gerektiğinde makul teknik yardımla destek oluruz.

Müşteri içeriğini etkileyen bir güvenlik ihlalini öğrenmemiz hâlinde, gecikmeksizin ve her hâlde yetmiş iki saat içinde büroya bildiririz. Bildirim, o an bilinen ihlalin niteliğini, etkilenen veri kategorilerini, olası sonuçları ve alınan tedbirleri içerir; soruşturma ilerledikçe güncellenir.

Denetim makamına ve ilgili kişilere yapılacak bildirimlerde, veri koruma etki değerlendirmelerinde ve makamla yapılacak ön görüşmelerde büroya makul ölçüde yardımcı oluruz.

8. Denetim, iade ve silme

Bu sözleşmeye uygunluğumuzu göstermek için gerekli bilgileri talep üzerine sunarız. Büro, masrafı kendisine ait olmak üzere, yılda bir defayı geçmemek ve makul bir süre önce bildirmek kaydıyla bağımsız bir denetim yaptırabilir; bir güvenlik ihlali hâlinde bu sınır uygulanmaz.

Hesabınızı istediğiniz zaman kapatabilir ve kapatmadan önce verilerinizi dışa aktarabilirsiniz.

Hesap kapatıldığında yüklediğiniz özgün dosyalar nesne depolamadan derhâl ve geri dönüşsüz olarak silinir; bu dosyaların yedeği alınmadığı için başka bir nüshası kalmaz. Veri tabanı kayıtlarınız şifreli yedeklerden en geç otuz gün içinde düşer. Silme zinciri tamamlanamazsa işlem durur ve kısmen silinmiş bir hâl bırakılmaz.

9. Yurt dışına aktarım

Uygulama, veri tabanı ve yüklediğiniz dosyalar Avrupa Birliği içinde tutulur. Yapay zekâ işlevleri bunun istisnasıdır: gönderilen metin, model çıkarımı için Amerika Birleşik Devletleri’ndeki alt işleyicimize gider. Ayrıntı Kullanım Koşulları’nın 11. maddesindedir.

Bu aktarım, alt işleyiciyle aramızdaki veri işleme sözleşmesine ve ona dâhil edilen Avrupa Komisyonu standart sözleşme hükümlerine dayanır.

Türkiye’den yapılan aktarımlar bakımından, 6698 sayılı Kanun’un 9. maddesi uyarınca veri sorumlusundan veri işleyene standart sözleşmesini büroyla imzalarız. Metin Kurul tarafından yayımlanır ve taraflarca değiştirilemez; standartsozlesme.kvkk.gov.tr adresinden temin edilir. İmzalı nüshayı talep üzerine iletiriz. Sözleşmenin imzadan itibaren beş iş günü içinde Kuruma bildirilmesi, sözleşmede aksi kararlaştırılmadıkça veri aktaran taraf olarak büronun yükümlülüğündedir; bu bildirimi yapmanız için gereken bilgileri sağlarız.

10. Özel nitelikli veriler

Sağlık, ceza mahkûmiyeti, biyometrik ve benzeri özel nitelikli kişisel veriler içeren dosyaları yapay zekâ işlevlerine göndermeden önce bizimle yazılı olarak mutabık kalmanız gerekir. Alt işleyicimizin sözleşmesi bu veri kategorilerini varsayılan olarak kapsamamaktadır.

Bu kısıtlama yapay zekâ işlevlerine ilişkindir; belgelerin ürüne yüklenmesi ve saklanması bakımından ayrı bir sınır getirmez.

11. Süre ve çelişki

Bu sözleşme, hizmeti kullandığınız sürece yürürlükte kalır ve müşteri içeriğinin silinmesiyle sona erer.

Bu sözleşme ile Kullanım Koşulları arasında müşteri içeriğinin işlenmesine ilişkin bir çelişki bulunması hâlinde bu sözleşme uygulanır. Taraflar arasında imzalanmış özel bir sözleşme varsa o öncelikli olur.